admin Debiteurenbeheer is voor het ene bedrijf het sturen van facturen en afvinken van de betaalde facturen, voor het andere bedrijf kan dit een nachtmerrie zijn van nabellen van debiteuren. Waar komt dit verschil vandaan en hoe komt het dat deze verschillen zo groot zijn? In dit artikel wordt dieper ingegaan op debiteurenbeheer. Een verzameling van administratieve taken waar iedere ondernemer en ieder bedrijf mee te maken heeft. Wat voor verschil kan goed debiteurenbeheer maken? Je leest een aantal goede tips.
Strak debiteurenbeheer voorkomt ‘stinkende wonden’
Het klinkt misschien wat heftig, de term ‘stinkende wonden’, maar ieder bedrijf die te maken heeft gehad met wanbetalers, rechtszaken of niet te innen facturen zal zich er zeker in kunnen herkennen. Jij levert een product of dienst, je hebt goed contact met jouw klant en na de verrichte prestaties van jouw kant stuur je de factuur. Vervolgens hoor je hier niets meer op en zie je tot je schrik dat de factuur niet betaald wordt. Waar is het misgegaan? Er ontbreekt een strak debiteurenbeheer.
Hoe ziet een strak debiteurenbeheer eruit
Goed debiteurenbeheer start al voordat een lead een klant geworden is. Wanneer je een bedrijf aan jouw klantenbestand toevoegt, check je met jouw debiteurenbeheerder wat de kredietstatus van dit bedrijf is. Wat is het bedrijfskapitaal, wat is de gemiddelde betaaltermijn, zijn er rode vlaggen bekend? Zo ja, dan spreek je een voorafbetaling of tussentijdse betaling af voor je een levering doet of aan de dienstverlening begint. Geen rode vlaggen? Dan zou je jouw normale facturatietermijn aan kunnen houden. Echter wanneer deze termijn verlopen is, stuur je onmiddellijk de eerste herinnering. Is deze ook verlopen? Dan direct opvolging erop geven. Vermeld eventueel al dat bij het uitblijven van betaling dat de factuur automatisch aan een incassobureau overgedragen wordt. Door deze strakke werkwijze zullen facturen sneller betaald worden en voorkom je dat facturen uiteindelijk helemaal niet betaald worden.
Waarom een debiteurenbeheerder inschakelen?
Je hebt gelezen over een check vooraf doen, adequaat handelen bij een gemiste betaling en al vermelden dat bij het uitblijven van betaling jij de factuur overdraagt aan een incassobureau. Het probleem voor veel ondernemers en bedrijven is dat de tijd vrij plannen om hier opvolging aan te geven ontbreekt. Daarnaast kan de klantrelatie in de weg staan om streng op te treden. Een externe partij voor het debiteurenbeheer inschakelen, haalt al deze bezwaren weg. Jij bent als ondernemer na het versturen van de factuur ontzorgd, de rest wordt door dit bedrijf opgepakt. Bovendien is de stap voor een debiteurenbeheerder om er een incassozaak van te maken veel kleiner. Hier komt nog eens bij dat de communicatie met de debiteur hen veel makkelijker afgaat. Hoe dit kan lees je in de volgende alinea.
Communicatie met de klant
Stel dat een klant van jou aangeeft niet te kunnen betalen. Of misschien geeft hij een andere reden aan, bijvoorbeeld dat de diensten of producten niet naar tevredenheid waren. Ga je hierop in? Hoe weet je of dit klopt? Een debiteurenbeheerder is gespecialiseerd in contact met debiteuren. Hij krijgt dagelijks verhalen te horen op basis waarvan hij kan inschatten of het waar is of niet. Bovendien heeft hij een communicatiestrategie ontwikkeld om alsnog een snelle betaling te regelen of een betalingsregeling te treffen. Dit specialisme hebben de meeste mensen niet. Gelukkig hoef je dit als ondernemer ook niet te hebben, je kunt gewoon met een externe partij voor debiteurenbeheer samenwerken.
